De verenigingen organiseren jaarlijks een twintigtal pistemeetings. Voor de organisatie van wedstrijden van loopnummers is een elektronisch tijdsregistratiesysteem of fotofinish vereist. Omwille van de hoge kostprijs van dit systeem enerzijds en de spreiding van deze meetings over de regio Midwest Anderzijds, beslisten Midwest en de lokale besturen om een gezamenlijk tijdsregistratiesysteem aan te kopen met regionale middelen.
In 2021 werden de atletiekverenigingen bevraagd naar de technische vereisten van het systeem. Hiermee werd vervolgens rekening gehouden in de aanbesteding en gunning. De aankoop werd gegund aan de firma TimeTronics.
Het gebruik van het tijdsregistratiesysteem gebeurt door middel van een bruikleenovereenkomst tussen regio Midwest en de atletiekverenigingen als bruikleennemers. Het ontlenen van de fotofinish kan zo kosteloos ontleend worden door de lokale besturen erkende en/of gesubsidieerde atletiekverenigingen binnen de regio Midwest. KAVR Roeselare staat in voor de stockage en het beheer van de fotofinish.
Op zaterdag 18 februari vond een vorming plaats voor de atletiekverenigingen.
Het gedeeld gebruik wordt mogelijk gemaakt door het op elkaar afstemmen van de data van pistemeetings, in samenspraak met de Vlaamse Atletiekliga (VAL). De huidige kalender is hieronder te raadplegen.
Tijdens het persmoment op zaterdag 22 april vond de officiële ondertekening van de bruikleenovereenkomst tussen alle partijen plaats.
